Combien de temps à l'avance faut-il réserver un autocar avec chauffeur ?

L'une des questions les plus fréquentes lorsque l'on prépare un déplacement de groupe est la suivante :

Combien de temps à l'avance faut-il réserver un autocar avec chauffeur ?

Malheureusement, il n'existe pas de réponse unique.

Le délai idéal dépend notamment :

• de la période de l'année ;
• du nombre de participants ;
• du type de véhicule recherché ;
• de la région de départ ;
• et du type d'événement organisé.

Certaines demandes peuvent être satisfaites quelques semaines avant le départ tandis que d'autres nécessitent plusieurs mois d'anticipation.

Voici les principaux repères à connaître.

Pourquoi réserver le plus tôt possible ?

Même lorsque des véhicules sont encore disponibles, réserver à l'avance présente plusieurs avantages.

Cela permet généralement :

• d'obtenir davantage de propositions à comparer ;
• de disposer d'un choix plus large de véhicules ;
• de sécuriser la logistique du projet ;
• d'éviter certaines tensions de disponibilité ;
• et parfois de bénéficier de conditions plus avantageuses.

Plus votre projet est important ou spécifique, plus l'anticipation devient importante.

Quand réserver un autocar pour un voyage scolaire ?

Les voyages scolaires font partie des périodes les plus tendues du marché du transport en autocar.

Pour une classe découverte ou un séjour scolaire

Dans de nombreux établissements, les recherches de transport débutent dès la fin de l'année scolaire précédente.

Les demandes sont fréquemment effectuées :

• en juin de l'année N-1 ;
• puis entre septembre et octobre de l'année du départ.

Cette anticipation permet de sécuriser le transport avant que les disponibilités ne diminuent.

Pour approfondir le sujet, consultez également notre guide :

Comment organiser un voyage scolaire en autocar ?

Pour une sortie scolaire à la journée

L'idéal est souvent d'effectuer les demandes dès janvier ou février pour les sorties prévues au printemps ou en fin d'année scolaire.

Dans la pratique, de nombreux établissements commencent leurs recherches entre mars et avril.

Il est alors encore possible de trouver des solutions, mais le choix est parfois plus limité, notamment pour les sorties organisées en mai et en juin.

Quand réserver un autocar pour un mariage ?

Le transport des invités représente aujourd'hui un service de plus en plus recherché lors des mariages.

Dans la majorité des cas, les demandes sont effectuées entre :

• trois mois ;
• et un an avant la cérémonie.

Pour les mariages organisés pendant les périodes les plus demandées, réserver plusieurs mois à l'avance permet généralement d'obtenir davantage de disponibilités.

Si vous préparez votre événement, vous pouvez également consulter notre guide :

Comment organiser le transport des invités pour un mariage ?

Quand réserver un autocar pour une sortie CSE, associative ou un séminaire ?

Pour les associations, les entreprises et les CSE, les demandes sont souvent réalisées environ deux mois avant le départ.

Même si ce délai permet encore fréquemment de trouver une solution, il peut parfois s'avérer un peu court selon la période et la localisation du projet.

Lorsque cela est possible, il est généralement préférable d'anticiper davantage afin de bénéficier d'un plus grand choix de véhicules et d'horaires.

Vous pouvez également consulter nos guides dédiés :

• Comment organiser le transport d'une sortie CSE ?
• Comment organiser le transport des participants à un séminaire d'entreprise ?

Quels projets nécessitent le plus d'anticipation ?

Certaines situations demandent généralement davantage d'anticipation que d'autres.

Les autocars à très grande capacité

Les autocars doubles étages offrent généralement entre 77 et plus de 90 places selon les modèles.

Ces véhicules sont beaucoup plus rares que les autocars classiques.

Pour les périodes de forte demande, il est souvent conseillé de les réserver au moins six mois à l'avance.

Les périodes de forte demande

Certaines périodes concentrent un grand nombre de demandes :

• avril, mai et juin pour les établissements scolaires ;
• les week-ends de printemps ;
• les mariages estivaux ;
• certains événements professionnels.

Plus la demande est forte, plus les disponibilités diminuent rapidement.

Les groupes importants

Lorsqu'un projet nécessite plusieurs véhicules ou des capacités importantes, l'anticipation devient particulièrement importante afin de coordonner l'ensemble des ressources nécessaires.

Quels sont les signes qu'il est temps de demander un devis ?

Beaucoup d'organisateurs attendent d'avoir finalisé chaque détail avant de consulter un transporteur.

Dans la plupart des cas, ce n'est pas nécessaire.

Dès que vous connaissez :

• une date prévisionnelle ;
• une estimation des horaires ;
• un lieu de départ ;
• une destination ;
• un effectif approximatif ;

il est généralement possible de commencer à demander des devis.

Les ajustements pourront ensuite être réalisés au fur et à mesure de l'avancement du projet.

Que risque-t-on en réservant trop tard ?

Une réservation tardive ne signifie pas forcément qu'aucune solution ne sera disponible.

En revanche, elle peut entraîner :

• moins de choix parmi les véhicules disponibles ;
• des horaires moins flexibles ;
• l'impossibilité d'obtenir certaines capacités spécifiques ;
• des contraintes logistiques supplémentaires ;
• un nombre réduit de propositions à comparer.

Plus l'événement est important, plus ce risque mérite d'être anticipé.

Obtenir rapidement des devis de transport

Comparer plusieurs solutions permet de sécuriser l'organisation de votre projet tout en trouvant le meilleur équilibre entre :

• disponibilité ;
• budget ;
• capacité ;
• confort ;
• qualité de service.

Que vous organisiez :

• un voyage scolaire ;
• une sortie associative ;
• un mariage ;
• une sortie CSE ;
• un séminaire ;
• un voyage de groupe ;

vous pouvez effectuer gratuitement votre demande de devis de transport sur la page d'accueil de Bus Explorer :

https://www.bus-explorer.fr/

FAQ – Réserver un autocar avec chauffeur

Peut-on réserver un autocar quelques semaines avant le départ ?

Oui, mais les disponibilités peuvent être plus limitées selon la période et la région concernées.

Quand faut-il réserver un voyage scolaire ?

Pour une sortie de fin d'année scolaire, il est souvent conseillé d'effectuer les demandes dès janvier ou février. Pour les séjours, les recherches débutent fréquemment dès l'année scolaire précédente.

Quel délai prévoir pour un mariage ?

La plupart des demandes sont effectuées entre trois mois et un an avant la date du mariage.

Les autocars doubles étages doivent-ils être réservés plus tôt ?

Oui. Leur nombre étant limité, il est souvent recommandé d'anticiper plusieurs mois à l'avance.

Faut-il attendre d'avoir tous les détails du projet pour demander un devis ?

Non. Une date, un lieu de départ, une destination et un effectif estimatif suffisent généralement pour commencer les recherches.